Nello scorso articolo abbiamo parlato di come modificare una situazione perché soddisfi certi criteri. Ma normalmente, nella nostra sfera di interesse, c'è un certo numero di cose (spesso molte) che vanno bene così come sono e che, se non ce ne occupiamo, col tempo rischiano di rovinarsi o perdersi.
Oltre tutto, anche quando lavoriamo per raggiungere un obiettivo, di solito a cose fatte ci interessa preservare la nuova situazione da ulteriori cambiamenti indesiderati.

Un buon sistema di gestione (personale, familiare o aziendale) deve quindi rispondere a due grandi categorie di problemi:
1) cambiare quello che vogliamo cambiare ("L'arte di raggiungere obiettivi"),
2) mantenere quello che vogliamo mantenere ("L'arte di preservare")

In questo articolo ci concentreremo sul secondo aspetto e vedremo un percorso in 6 fasi per costruire un proprio sistema che risponda alla questione: "come mantenere ciò che va bene così com'è".

Premessa

E' importante notare (come abbiamo già fatto sul tema degli obiettivi) che la nostra natura umana, fino ad un certo grado di difficoltà, ci consente di gestire il problema in modo del tutto intuitivo: cose come tenere pulito un pavimento, una pianta in buona salute, il frigo pieno, ... non richiedono un sistema di gestione, ma solo un minimo di competenza e di buona volontà.

Ma quando le condizioni da mantenere sono numerose, o sono delicate o complesse, allora si presenta la necessità di impiegare strumenti e strategie adeguati.

Molti validi strumenti e strategie sono di antica memoria, perché l'uomo ha da sempre lavorato per mantenere e preservare ciò che gli era utile o gradito. Siamo letteralmente circondati da sistemi di regolazione di ogni tipo, che mantengono e preservano gli elementi necessari per il nostro stile di vita, a tal punto che non ci facciamo nemmeno caso.
Ma come si costruiscono?

Il Metodo Elementare

Per tenere una situazione entro certi criteri di accettabilità esiste un approccio assolutamente ovvio, che tutti conosciamo e utilizziamo:

1. tengo gli occhi aperti e a un certo punto mi accorgo che la situazione non soddisfa i miei criteri,
2. mi pongo l'obiettivo di ripristinarla,
3. uso gli strumenti più adatti per raggiungere tale obiettivo,
4. mi godo il risultato, e torno al punto 1

Questo approccio è molto "naturale", e presenta il vantaggio di riutilizzare le stesse tecniche e strumenti che già si usano normalmente per raggiungere obiettivi, ma presenta alcuni problemi:

1. potrei accorgermi troppo tardi che la situazione non soddisfa i criteri,
2. la tecnica per "raggiungere obiettivi" è generalmente impegnativa e dispendiosa,
3. (conseguenza dei precedenti) consente di tenere "sotto controllo" solo un numero limitato di cose

Più ci si avvicina a tale limite e peggio funziona il sistema, oltre ad essere fonte di stress crescente per le persone coinvolte.

Per evidenziarne i punti deboli, a volte chiamo questo metodo "il metodo del castello di sabbia".

Chi ha mai costruito un castello di sabbia avrà notato che la sabbia, asciugando, perde compattezza e quindi il castello, se lo si vuole far durare sotto il sole, richiede un costante lavoro di ripristino.

La sorveglianza

Un primo significativo miglioramento consiste nell'introdurre dei meccanismi di sorveglianza e di allarme.
Perché è un miglioramento? Perché di norma se lo scostamento dalla condizione desiderata è piccolo, il lavoro di ripristino tende ad essere rapido, semplice ed economico.

Quindi è importante che il meccanismo di sorveglianza sia modulato in modo tale da garantire che lo scostamento venga rilevato quando è ancora facile da correggere.
Per certe condizioni si tratta di mesi, per altre condizioni si tratta di giorni o anche meno, è una cosa da valutare con attenzione.

Facciamo una breve rassegna dei possibili strumenti di sorveglianza:

1. Meccanismi di sorveglianza automatici: per esempio la spia della riserva su un veicolo, i monitor cardiaci, i "sensori" di ogni tipo e genere, i software che analizzano autonomamente flussi di dati e reagiscono a certi "pattern", e così via.
2. Meccanismi di evidenziazione spontanea: si basano sul fatto che gli esseri umani sono "naturalmente sensibili" a certe cose: un esempio è l'odore artificiale che viene aggiunto al metano (che di per sé sarebbe inodore).
3. Attività di controllo periodico: qualcuno viene incaricato di effettuare dei controlli, con la periodicità appropriata; di solito l'incaricato compila una checklist ad ogni ripetizione dei controlli e segnala gli scostamenti rilevati. Questo tipo di sorveglianza è quasi sempre la prima che viene applicata, per la sua universalità e per la sua semplicità di attuazione, anche se non è sempre la più economica.
4. Attività di sintesi dei dati (su dati raccolti con varie combinazioni degli strumenti precedenti) e generazione di indicatori: es. KPI aziendali, "Indice dei prezzi al consumo", etc.

Ci sono casi in cui la sorveglianza è superflua, perché il fenomeno si manifesta spontaneamente e cattura inevitabilmente la nostra attenzione (per es. un "black out")

Le strategie di correzione

Un secondo significativo miglioramento consiste nell'identificare e formalizzare strategie standard per correggere gli scostamenti.
Questo è possibile soprattutto se abbiamo attivato un buon meccanismo di sorveglianza, perché con azioni "standard" possiamo correggere solo piccoli scostamenti.

L'avere identificato un rimedio standard ci permette:

1. di attuarlo rapidamente senza distogliere attenzione dalle nostre altre occupazioni,
2. di "delegare" la correzione a qualcun altro,
3. di predisporre gli strumenti, le risorse e le competenze necessarie (un esempio per tutti: "avere a portata di mano un estintore e saperlo usare")
4. di "automatizzare" (se la situazione lo consente e lo giustifica) le manovre di correzione

Questi due ingredienti (strumenti di sorveglianza e strategie standard di correzione) sono già in grado di aumentare notevolmente la quantità di cose che possiamo "mantenere e preservare" in modo efficace, ma c'è un terzo ingrediente...

La prevenzione

La prevenzione delle cause degli scostamenti migliora radicalmente la qualità del nostro sistema di gestione, perché assicura una minore incidenza di "condizioni indesiderate" (e questo è un bene in generale) e un minore dispendio complessivo di risorse per le attività di correzione.

Ovviamente bisogna assicurarsi che le attività di prevenzione non siano a loro volta troppo dispendiose, perché in tal caso non ci sarebbe alcun risparmio (resta comunque il vantaggio qualitativo).

Purtroppo non è possibile fare qui una rassegna dei possibili metodi di prevenzione, perché sono infiniti e dipendono dai casi specifici. Ma spesso sono sufficienti piccoli accorgimenti (purché applicati con regolarità) per ridurre drasticamente l'incidenza degli scostamenti.

Rientrano nell'ambito della prevenzione anche le azioni di irrobustimento e le misure protettive, che il più delle volte possono essere effettuate "una tantum".

Mettiamo in pratica

Vediamo come si può tradurre tutto ciò in un sistema di gestione (lato mantenimento), rudimentale ma efficace, che si possa applicare ad una qualunque nostra sfera di interesse:

FASE 1 - Identificare le condizioni chiave che si vogliono mantenere e preservare.
In pratica bisogna fare una lista delle aree di interesse e per ciascuna area indicare le condizioni di accettabilità (ovvero un "livello desiderato"). Se si tratta di condizioni numeriche è bene indicare un margine di tolleranza.
In questa fase non c'è molta differenza di approccio tra le condizioni già presenti e quelle ancora da raggiungere. Tutto quello che si può dire sulla "misurabilità" dei risultati è vero sia nel caso di "obiettivi da raggiungere" che nel caso di "risultati da difendere".

FASE 2 - Per ciascuna condizione identificare il metodo di misurazione
Come farò (in caso di dubbio) a decretare che la "condizione non è soddisfatta" (ovvero: quali sono i "criteri di accettabilità")?
Si tratta di definire un procedimento, da attivare in caso di necessità, o in momenti specifici. Non è necessariamente lo stesso procedimento adoperato per la sorveglianza.

FASE 3 - Per ciascuna condizione identificare il metodo di sorveglianza
Il meccanismo di sorveglianza deve essere affidabile.
Se è basato su persone, bisogna che siano persone su cui si può contare. Nessun sistema di gestione può funzionare a dovere se la sorveglianza non è sistematica. (Questo, tra l'altro, significa che prima di affidare la sorveglianza a me stesso devo accertarmi di essere idoneo al compito.)

Un buon punto di partenza (per ciò che intendiamo sorvegliare direttamente) è predisporre una checklist settimanale e una mensile, e inserire un paio reminder sul calendario (uno settimanale e uno mensile, appunto), che ci ricordino di percorrere la relativa checklist.

La domanda da farsi, rispetto a ogni tema, è: "Come farò ad accorgermi che qualcosa non torna?".

Quando possibile, le azioni di sorveglianza devono essere rapide e semplici: se il metodo di misurazione che abbiamo trovato è dispendioso, per la sorveglianza ci accontenteremo di "indizi" significativi. In generale ci interessa individuare uno o più indicatori rapidi del fatto che "va tutto bene", e solo in mancanza di essi effettueremo gli approfondimenti e le misurazioni del caso.

Riportiamo ogni azione di sorveglianza nella checklist settimanale o in quella mensile.

FASE 4 - Per ciascuna condizione identificare le attività di prevenzione
Non è obbligatorio... non è sempre possibile, ma vale la pena di ragionarci e valutare le possibili azioni di prevenzione e la loro frequenza.
Ricordiamoci di riportare anche queste azioni nella checklist mensile o in quella settimanale.
Come abbiamo detto, alcune azioni preventive sono "una tantum": in tal caso potranno essere affrontate come normali obiettivi da raggiungere.

FASE 5 - Per ciascuna condizione identificare la strategia di correzione degli eventuali scostamenti (il rimedio standard).
A volte è possibile definire indicazioni precise, che un collaboratore può seguire passo passo, altre volte la strategia sarà più vaga tipo: "organizzare un progetto", "incaricare un avvocato", ... e così via.
L'importante è averci pensato, non farsi cogliere impreparati.

FASE 6 - Valutare il "peso complessivo" dell'intero sistema di gestione.
Riesaminiamo tutte le condizioni del nostro elenco e riflettiamo sul costo della sorveglianza, sul costo della prevenzione e (su base statistica) sul costo delle possibili azioni di correzione: quanto tempo prevediamo che ci impegnerà? ce lo possiamo permettere?

Potremmo scoprire che i nostri standard sono troppo alti... rispetto alle nostre attuali forze.
Oppure che rimarrebbe troppo poco tempo per fare altro... il che comporterebbe una sostanziale "immobilità".

Se lo sforzo in prima istanza appare troppo alto, abbiamo diverse leve su cui giocare:

• i livelli di accettabilità,
• la frequenza e l'accuratezza della sorveglianza,
• il tipo di prevenzione,

e possiamo anche:

• assegnare alcuni compiti ad altre persone,
• acquistare dei servizi,
• attrezzarci con sistemi automatici.

Quello che non possiamo fare è azzerare lo sforzo: qualsiasi meccanismo che inventeremo per semplificare il controllo (inclusa la delega ad altre persone) sarà qualcosa che può rompersi o essere soggetto a derive indesiderate, e quindi dovremo sorvegliarlo.

Conclusioni

In conclusione se vogliamo mantenere nel tempo certe condizioni che riteniamo importanti, ci sono solo due opzioni:

1. affidarsi alla buona sorte (e ciò comprende anche l'affidarsi alla buona volontà di qualcun altro),
2. costruire e attivare un sistema di gestione e fare (noi) ciò che serve per preservarlo

Lasciando da parte la prima opzione, abbiamo quindi a che fare con un obiettivo ("costruire e attivare il sistema di gestione") e una responsabilità di mantenimento ("preservare nel tempo le caratteristiche del sistema di gestione").

Il sistema di gestione dovrà prevedere criteri di accettabilità, meccanismi di sorveglianza, correzione ed eventualmente prevenzione, per ciascuna condizione che intendiamo mantenere nel tempo.

Per "preservare nel tempo le caratteristiche del sistema di gestione" ovviamente non possiamo mettere in piedi un altro sistema di gestione (che dovrebbe essere a sua volta mantenuto!): è qui che ci viene in soccorso il "Metodo Elementare" descritto all'inizio dell'articolo: tenere gli occhi aperti e ripristinare quando necessario.

Unendo i due concetti dobbiamo quindi:

sviluppare un nostro sistema di gestione che sia facile da sorvegliare direttamente, e occuparcene in prima persona, ripristinandolo quando necessario.

Tutto chiaro?

Sono sicuro che diventerà molto più chiaro se proverete a farlo: scegliete un ambito che vi interessa, percorrete le 6 fasi e vedrete che dalla vostra penna emergeranno cose molto concrete da fare, di indiscutibile valore... e potreste stupirvi di aver lasciato, per tanto tempo, certe cose al caso...