Fatturazione elettronica - cose da sapere e cose da fare

Come tutti gli amministratori e gli amministrativi sapranno, con il 1 gennaio 2019, dovrebbe venire introdotta l'obbligatorietà della fatturazione elettronica anche verso i privati (verso la Pubblica Amministrazione lo è già da un pezzo). Uso il condizionale, perché essendo in Italia, ci potrebbe scappare la proroga dell'ultimo minuto... Comunque, prima o poi arriverà, quindi ho dovuto occuparmene per la mia azienda: Kiwifarm. Avrei potuto affidarmi a un consulente, direte, ma in Kiwifarm preferiamo studiarci un po' le questioni anche autonomamente e stavolta è toccata a me...

Non pretendo di aggiungere nulla di originale, s'intende, ci sono già molte risorse sull'argomento in rete, né pretendo di presentarmi come un esperto, anche se, per lavoro, ho spesso a che fare con i processi di digital transformation delle piccole e medie imprese. Proverò a fare un'operazione di sintesi e a sottolineare alcuni punti chiave che, nel marasma delle informazioni a disposizione da mille fonti, corrono il rischio di perdersi.

Cose da sapere - il succo

Cominciamo col dire che ho trovato molte informazioni che, dopo aver approfondito l'argomento, si sono rivelate un po' tendenziose. Tutte le aziende italiane dovranno adeguarsi al nuovo sistema, è facile immaginare che ci siano grossi interessi in causa da parte di molti operatori di settore... Vi invito a fare riferimento a questa guida ufficiale dell'Agenzia delle Entrate (AdE); è chiara e completa: un lavoro ben fatto.

In estrema sintesi: tutte le fatture dovranno essere preparate in formato elettronico XML e inviate a un Sistema di Interscambio (SdI) dell'AdE, che le controllerà e le recapiterà al cliente. Le fatture attive e passive dovranno anche essere conservate in formato digitale secondo le norme della conservazione sostitutiva; le copie cartacee non avranno più valore legale.

La firma digitale della fattura elettronica prima dell'invio a SdI non è necessaria tra privati (lo è solo per le fatture verso la Pubblica Amministrazione).

L'AdE offre gratuitamente tutti gli strumenti informatici necessari alla fatturazione elettronica; a me sembrano completi, abbastanza ben fatti e adeguati a soddisfare le esigenze di molte micro e piccole imprese; secondo me, è un peccato non approfittarne.

In particolare, per chi ne fa richiesta, anche la conservazione sostitutiva è offerta gratuitamente dall'AdE ed è gestita automaticamente da SdI per tutte le fatture che gli vengono inviate.

Per inviare le fatture a SdI, la Posta elettronica certificata (PEC) sembra essere un metodo più pratico e affidabile di altri; è anche consigliato dall'AdE per chi ha un numero di fatture annuo contenuto. Volendo, si possono inviare anche più fatture zippate e allegate a un singolo messaggio PEC.

L'indirizzo PEC al quale dovrete indirizzare la prima fattura elettronica è sdi01@pec.fatturapa.it
Con il primo messaggio di risposta, SdI vi comunicherà l’indirizzo PEC che dovrete utilizzare per i successivi invii.

Per completezza, oltre alla PEC, potete inviare le fatture a SdI: attraverso i servizi web messi a disposizione gratuitamente dall'AdE, con i servizi web di alcuni operatori commerciali, via FTP o direttamente dal vostro software gestionale, via web service.

All’inizio, alcuni clienti potrebbero non ricevere regolarmente le fatture elettroniche che gli invierete attraverso SdI, perché non avranno ancora fatto tutti i passaggi necessari di configurazione, quindi dovranno andarsele a scaricare dal sito dell'AdE. Secondo me, almeno inizialmente, converrà inviare sempre la fattura al cliente anche con i canali soliti, per tenerli aggiornati sulle fatture che emettete. In questo senso la PEC si presta bene: oltre al XML per SdI, basterà allegare anche il pdf e indicare gli indirizzi del cliente in CC.

Cose da fare

• Assicuratevi di poter accedere al portale Fatture e Corrispettivi con l'autorizzazione per operare sul portale per conto della vostra azienda. Per accedere serve la Carta Nazionale dei Servizi (di solito coincide con la chiavetta USB / smart card per la firma elettronica, ma non sempre) o le credenziali SPID.
• Registrate su SdI l'indirizzo telematico dove desiderate ricevere le fatture passive che vi verranno recapitate da SdI (il vostro indirizzo PEC).
• Generate il QR Code (stampabile o da salvare sul vostro dispositivo mobile) contenente i dati identificativi fiscali della vostra azienda, per inviarlo ai vostri fornitori.
• Se decidete di approfittarne, aderite al servizio gratuito e automatico di conservazione digitale di tutte le fatture inviate e ricevute tramite SdI.
• Immaginando di usare la PEC per spedire le fatture a SdI, conviene vi diate delle procedure interne, per archiviare ordinatamente le ricevute (che hanno valore legale).

Buona digitalizzazione!